Encaissements au quotidien

L’application prend en charge tous les modes d’encaissements et automatise les jeux d’écritures comptables propre à chacun d’eux. Les plus récents modes de paiement électroniques, les Titres spéciaux de paiement comme les Pass ou Chèques ciblés ainsi que les monnaies locales sont pris en charge. La régie peut  enregistrer des Tiers et leurs IBAN et générer de façon autonome des flux SEPA de prélèvement.

Journal Grand Livre • Balance

Une saisie intuitive et guidée permet l’enregistrement régulier des natures de recettes et leurs encaissements en mode global ou détaillé. La TVA, le multi-budget ou le suivi analytique des opérations peuvent être activés. Les opérations sont regroupées, par mode de paiement, en bordereaux d’encaissements quotidiens . Les bordereaux alimentent Journal Grand Livre et Balance comptable, tenus en partie double.

Opérations périodiques

Les opérations périodiques telles que dégagement de chèques, d’espèces ou de titres spéciaux de paiement sont pré-établies et facilitées. Les opérations de monnaies avec ou sans transporteur sont guidées. Le suivi du Compte de Dépôt de Fonds au Trésor (CDFT), des montants en débit ou crédit attendu, du recueil des frais bancaires de certaines transactions, est piloté, permettant un état de rapprochement bancaire régulier. A chaque étape, les états justificatifs comptables nécessaires sont proposées au régisseur.

Dématérialisation

Chaque état comptable peut être pré-visualisé à l’écran puis généré en format PDF natif. Une armoire électronique des documents conserve et archive l’ensemble des états comptables produits par la régie. de recettes. Ils sont accessibles à tout instant en format numérique à partir d’une date comptable.

Assistants comptables

Des assistants logiciels permettent de traiter les incidents et les anomalies comptables. Les rejets, les effets impayés, les déficits, les excédents et les recettes à classer sont retranscrits selon les règles d’écriture de l’instruction, isolés et identifiés par dossier afin d’en assurer la justification et le suivi pour régularisation.

Particularités de régie

La TVA, les régies multi-budgets, les recettes pour compte de tiers et la ventilations analytiques des recettes sont pris en charge. La gestion, le suivi et le recouvrement des créances est automatisé. Les valeurs inactives sont gérées dans le respect de l’Instruction de 2006.

Versements et titre de recettes

Conforme aux pratiques DGFiP, le logiciel permet de tenir la comptabilité de la régie en droits au constatés. Les titres de recettes émis correspondent aux recettes constatées sur une une période. Les versements et les incidents de paiement sont automatiquement rattachés au titre afin de l’apurer. Le régisseur contrôle l’avancée de l’apurement au fil des versements. Les versements sont réalisables à tout moment afin de prévenir le dépassement de l’encaisse autorisée.

Traçabilité des opérations

L’accès nominatif et sécurisé à l’application permet d’assurer l’enregistrement intangible et horodaté de chaque opération. Toute correction ou annulation est historisée pour assurer la chaîne de contrôle. Tous les mouvements ou rectifications sont tracés et reportés dans le Journal Grand Livre. Un état des opérations de correction peut être généré.

Cohérence comptable

L’application contrôle en temps réel la cohérence comptable de chaque opération. Sens comptable obligatoire de chaque compte de la balance, disponibilités pour versement, cohérence d’opérations liées ou non dénouée sont ainsi vérifiés avant chaque validation.

Contrôle quotidien de régie

Le logiciel place le régisseur en situation de contrôle de régie quotidien, afin de sécuriser sa tenue comptable et cloisonner toute anomalie à une seule journée comptable. La justification du solde de chaque compte de la balance est indiqué par l’application par un simple clic. La clôture définitive d’une journée comptable ne peut se valider sans un décompte justifié des numéraires détenus et du contrôle de cohérence du CDFT par la saisie du dernier solde bancaire reçu et exploité.

Instruction comptable de 2006

Les termes, les comptes du Journal Grand Livre et les jeux d’écritures comptables quotidiens et périodiques mis en oeuvre par l’application, sont conformes à l’instruction codificatrice comptable de 2006, pour les régies de collectivités. Les modèles d’éditions standard proposés sont tous issus des modèles figurant dans les annexes de l’instruction.

Collectivité soumise à TVA

Respect de l’article 3° bis du I de l’article 286 du Code Général des Impôts, rendant obligatoire l’utilisation d’un logiciel de comptabilité satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Norme SEPA • Norme PES-v2

La norme de dématérialisation des flux bancaires SEPA pour les prélèvements générés par la régies recettes est nativement portée par l’application. Afin d’assurer des projets d’inter-opérabilité de la régie avec des applications tierces publiques, l’enregistrement des données des Tiers est strictement conforme à la norme PES.